Datenschutzerklärung von Calama

1 Verantwortliche Stelle

Noel Staub und Gabriel Mettler, gemeinsam auftretend als Calama by Noel Staub und Gabriel Mettler. Postadresse: Calama, c/o Noel Staub, Fabrikgasse 11, 8810 Horgen. Kontakt für Datenschutzanfragen: info@calama.ch.

2 Geltungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für Besucher der Website, Interessenten, Kunden, Nutzer der Plattform oder API sowie Empfänger von über Calama produzierten Sendungen.

Bei Daten unserer eigenen Kunden, Interessenten und Kontaktpersonen handelt Calama grundsätzlich als Verantwortlicher. Bei Empfängerdaten, die uns ein Geschäftskunde für seinen Versand übermittelt, handelt Calama grundsätzlich als Auftragsbearbeiter. Der jeweilige Geschäftskunde bleibt für die ursprüngliche Erhebung, Rechtsgrundlage und Information seiner Empfänger verantwortlich.

3 Bearbeitete Personendaten

Je nach Beziehung bearbeiten wir Stammdaten wie Name, Unternehmen, Funktion und Kontaktdaten; Offert-, Vertrags-, Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsdaten; Kommunikation und Supportanfragen; Benutzerkonto-, Zugangs- und API-Daten; technische Protokolldaten; Empfängername und Postadresse; Anrede, Kartentext, Bilder und Gestaltung; sowie Produktions-, Versand- und Zustellinformationen.

Besonders schützenswerte Personendaten sollen nur übermittelt werden, wenn dies erforderlich und ausdrücklich mit Calama vereinbart ist.

4 Bearbeitungszwecke

Wir bearbeiten Personendaten zur Bearbeitung von Anfragen und Offerten, zum Vertragsabschluss, zur Gestaltung und Produktion, zur Zustellung, zur Bereitstellung und Absicherung unserer Plattform und API, zur Zahlungsabwicklung und Buchhaltung, zur Kundenbetreuung, zur Verhinderung von Missbrauch, zur Verbesserung unserer Leistungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.

Bestehende Kunden können im rechtlich zulässigen Rahmen Informationen über eigene ähnliche Angebote erhalten. Solchen Mitteilungen kann jederzeit widersprochen werden.

5 Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zur Anbahnung und Erfüllung von Verträgen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, aufgrund einer Einwilligung oder gestützt auf überwiegende berechtigte Interessen. Dazu gehören der sichere und wirtschaftliche Betrieb, Kundenbetreuung, Betrugsprävention und Verbesserung unserer Leistungen.

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, stützen wir Bearbeitungen insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchstaben a, b, c und f DSGVO.

6 Daten unserer Kunden

Daten unserer Kunden, ihrer Mitarbeitenden und Kontaktpersonen verwenden wir für Geschäftsbeziehung, Offerten, Bestellungen, Zahlungen, Support und gesetzliche Dokumentationspflichten.

Kunden-, Vertrags- und Kommunikationsdaten werden während der Geschäftsbeziehung und danach entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert. Geschäfts- und Buchungsunterlagen werden grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt.

7 Empfängerdaten im Kundenauftrag

Geschäftskunden können uns Daten ihrer Kunden oder anderer Empfänger übermitteln. Typischerweise handelt es sich um Name, Postadresse, Anrede, Kartentext, Bild- oder Gestaltungsdaten und versandbezogene Angaben.

Wir verwenden diese Daten ausschliesslich zur Durchführung der beauftragten Produktion und Zustellung sowie für vereinbarte Funktionen. Wir verkaufen Empfängerdaten nicht und verwenden sie nicht für eigene Werbung.

Der jeweilige Geschäftskunde ist dafür verantwortlich, dass er die Daten rechtmässig erhoben hat, an Calama übermitteln darf und erforderliche Informationen gegenüber den betroffenen Personen erteilt hat. Die Auftragsbearbeitung ist in Teil B unserer AGB geregelt.

8 Webhosting und Supabase Cloud

Die Webanwendung wird bei Infomaniak Network SA in der Schweiz betrieben. Für Datenbank, Benutzeranmeldung und Dateiablage setzen wir Supabase Cloud ein. Die primäre Speicherung von Datenbank, Anmeldedaten, Dateien und projektbezogenen Sicherungskopien erfolgt in Frankfurt, Deutschland (eu-central-1). Ergänzende Bearbeitungen durch Supabase für Support und Betrieb können insbesondere in Singapur und den USA erfolgen. Eine europäische Projektregion bedeutet deshalb keine ausschliessliche Bearbeitung in Europa.

Die Auswahl und Konfiguration unserer Anwendungen sowie die darin durch Calama vorgenommenen Bearbeitungen bleiben in unserer Verantwortung.

9 Produktion in den Niederlanden und Postaufgabe in der Schweiz

Für Vorschauen, Personalisierung, Produktion, Adressierung und Qualitätskontrolle übermitteln wir erforderliche Daten an einen Produktionspartner in den Niederlanden. Dazu können Empfängername, Postadresse, Kartentext, Gestaltung, Bilder, Auftragsnummer und produktionstechnische Angaben gehören. Auch eine Vorschau vor Abschluss einer Bestellung kann eine solche Übermittlung auslösen. Der Partner liefert die produzierten Karten gebündelt an uns. Wir übernehmen die postalische Aufgabe in der Schweiz; die Postdienste bearbeiten die für die Zustellung erforderlichen Angaben.

Der Produktionspartner darf die übermittelten Daten nur im Rahmen unserer Weisungen für die vereinbarten Leistungen bearbeiten. Die Aufbewahrung richtet sich nach der vertraglich festgelegten Produktions- und Löschdauer; Sicherungskopien unterliegen den vereinbarten Rotationsfristen.

Unser Produktionspartner ist Lightr B.V., Zwolleweg 29, 3771 NR Barneveld, Niederlande. Die eingesetzten Unterauftragsbearbeiter, ihre Aufgaben, Datenkategorien und Bearbeitungsstaaten sind in Ziffer 25 unserer AGB öffentlich beschrieben. Geschäftskunden erhalten diese Regelungen vor Beginn der Auftragsbearbeitung zur vertraglichen Einbeziehung. Ergänzende Informationen sind unter info@calama.ch erhältlich.

10 Zahlungsabwicklung

Für Online-Zahlungen nutzen wir Stripe. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz ist grundsätzlich Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe bearbeitet insbesondere Kontakt-, Bestell-, Geräte-, Zahlungs- und Transaktionsdaten zur Durchführung der Zahlung, Betrugsprävention und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten.

Je nach Verfügbarkeit können über Stripe Kreditkarte, TWINT oder Klarna angeboten werden. Dabei können Stripe und der gewählte Zahlungsdienst Daten in eigener Verantwortung bearbeiten. Es gelten ergänzend deren Datenschutzerklärungen und Bedingungen.

Für manuell freigeschaltete Kunden bieten wir Kauf auf Rechnung an. Wir bearbeiten dafür insbesondere Rechnungsadresse, Bestellbetrag, Rechnungs- und Zahlungsstatus. Rechnungen und Zahlungsmitteilungen können per E-Mail versandt werden.

11 Transaktionsbezogene E-Mails

Für den Versand transaktionsbezogener E-Mails, insbesondere Rechnungen und Zahlungsmitteilungen, nutzen wir Resend. Dabei werden die E-Mail-Adresse, der Nachrichteninhalt, gegebenenfalls Rechnungsanhänge und technische Zustellinformationen bearbeitet. Resend bearbeitet diese Daten insbesondere in den USA.

Anmelde- und Kontonachrichten werden über die für Supabase Auth konfigurierte E-Mail-Infrastruktur versandt.

12 Website und Cookies

Beim Besuch der Website werden technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Zugriffszeit, aufgerufene Seite und Serverprotokolle bearbeitet. Dies dient dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch.

Wir setzen kein Google Analytics ein. Optional verwenden wir Umami für Website-Statistiken. Das Statistikskript wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen und nur, wenn die Statistikfunktion konfiguriert ist. Ihre Auswahl wird im lokalen Browserspeicher unter «calama-consent» gespeichert. Über «Cookie-Einstellungen» können Sie die Auswahl jederzeit ändern. Nach einem Widerruf wird die Statistik unmittelbar über den lokalen Eintrag «umami.disabled» deaktiviert und das Skript bei folgenden Seitenaufrufen nicht mehr geladen. Das Umami-Skript wird mit aktivierter Beachtung von «Do Not Track» eingebunden. Umami verwendet nach dem vorgesehenen Funktionsumfang keine Statistikcookies; erfasst werden unter anderem Seitenaufrufe, Verweisquellen sowie Geräte- und Browserinformationen. Für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung einer Sitzung verwenden wir technisch erforderliche Supabase-Authentifizierungscookies. Beim Bearbeiten von Sammelbestellungen speichern wir Entwürfe einschliesslich eingegebener Empfängerdaten und Karteninhalte im lokalen Browserspeicher und in unserer Datenbank, damit die Bearbeitung fortgesetzt werden kann. Lokale Entwürfe werden nach mehr als 30 Tagen seit der letzten Speicherung beim nächsten Lesezugriff verworfen. Ohne erneuten Zugriff können sie bis zur Löschung der Browserdaten gespeichert bleiben. Die reguläre Abmeldung löscht die lokalen Calama-Entwürfe. Sie können Cookies und lokale Daten in den Browsereinstellungen löschen; dadurch können Anmeldung und Entwurfsfunktionen beeinträchtigt werden. Auf Zahlungsseiten von Stripe können zusätzliche Cookies oder vergleichbare Technologien nach dessen Bedingungen eingesetzt werden.

13 Weitere Empfänger

Wir können Personendaten im erforderlichen Umfang an Hosting-, IT- und Sicherheitsdienstleister, Produktions-, Druck-, Versand- und Logistikpartner, Zahlungsanbieter, Treuhand-, Prüfungs- und Rechtsberatungsstellen sowie Behörden und Gerichte weitergeben.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

14 Bekanntgabe ins Ausland

Bearbeitungen erfolgen insbesondere in der Schweiz (Webhosting und Postaufgabe), Deutschland (Supabase-Projekt), den Niederlanden (Produktion), Irland (Stripe) sowie in Singapur und den USA (Supabase-Betrieb und Support beziehungsweise Resend und Zahlungsabwicklung).

Bei Bekanntgaben in Staaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Massnahmen, oder stützen die Übermittlung auf eine gesetzliche Ausnahme.

15 Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche, vertragliche oder beweisrechtliche Gründe eine weitere Aufbewahrung rechtfertigen.

Von Geschäftskunden gelieferte Empfängerdaten, Karteninhalte und gespeicherte Entwürfe bearbeiten wir zur Durchführung des Auftrags und zur Bereitstellung der vereinbarten Funktionen. Sobald diese Zwecke entfallen, löschen wir die Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Geschäftskunden können uns unter info@calama.ch Löschweisungen erteilen. Rechnungsbelege werden davon getrennt nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

Die Löschung beim Produktionspartner und die Rotation von Sicherungskopien richten sich nach den vereinbarten Fristen. Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden, soweit gesetzlich erforderlich, zehn Jahre aufbewahrt. Technische Protokolle sowie E-Mail- und Zahlungsdaten werden zweckgebunden nach den für den jeweiligen Dienst geltenden Fristen aufbewahrt.

16 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung. Dazu gehören je nach Risiko Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, verschlüsselte Übertragung, Datensicherungen, Protokollierung und vertragliche Verpflichtungen unserer Dienstleister.

Trotz angemessener Massnahmen kann bei elektronischer Kommunikation und Datenbearbeitung keine absolute Sicherheit garantiert werden.

17 Kommunikation

Wenn Sie per E-Mail, Kontaktformular oder über andere Kanäle mit uns kommunizieren, bearbeiten wir die Angaben zur Beantwortung und Dokumentation der Anfrage.

Werbliche elektronische Nachrichten versenden wir nur im rechtlich zulässigen Rahmen. Sie können solche Nachrichten jederzeit über den Abmeldelink oder per Nachricht an info@calama.ch abbestellen.

18 Rechte betroffener Personen

Im Rahmen des anwendbaren Rechts können betroffene Personen insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten verlangen und Einwilligungen für die Zukunft widerrufen.

Anfragen können an info@calama.ch gerichtet werden. Zum Schutz betroffener Personen kann ein Identitätsnachweis verlangt werden. Bearbeitet Calama Daten ausschliesslich im Auftrag eines Geschäftskunden, kann das Begehren an diesen weitergeleitet werden.

Betroffene Personen können sich ausserdem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten oder eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

19 Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen, Dienstleistungen oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.